Personvernerklæring for Aksio


 

Aksio AS (org.no 918 316 612), heretter benevnt «Aksio» eller «vi», er behandlingsansvarlig for behandling av de personopplysningene som vi har samlet inn om deg i forbindelse med bruk av kontaktskjema på vår nettside aksio.no og eventuell jobbsøknad.

Denne personvernerklæringen gir deg informasjon om hvilke personopplysninger Aksio kan behandle om deg, hvordan vi bruker de innsamlede opplysningene og hvilke rettigheter du har.

Kontakt Aksios personvernombud

Aksio har et eget personvernombud som du kan kontakte dersom du har spørsmål til hvordan vi behandler personopplysninger om deg, eller du trenger hjelp til å utøve dine rettigheter overfor Aksio. Personvernombudet har taushetsplikt.

Har du spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger, kan du kontakte oss på personvern@aksio.no.

Behandling av personopplysninger

Vi behandler personopplysninger om deg i følgende tilfeller

  • Du benytter kontakt oss skjema på aksio.no
  • Du har søkt jobb hos oss
  • Du er ansatt i en bedrift som Aksio utfører oppdrag på vegne av

Besøk på aksio.no

Logging

Når du besøker aksio.no blir ingen personopplysninger om deg logget. Vi logger ikke ip-adressen. Det er heller ingen innlogging på siden som knytter deg som person til besøket.

Kontakt-oss skjema

Ved utfylling av kontakt-oss skjema på aksio.no vil navn, e-postadresse og melding bli sent til Aksio. Innsamlede e-postadresser vil ikke bli benyttet til annet enn besvarelse på henvendelsen.

Informasjonskapsler (cookies)

Aksio.no benytter som de fleste andre nettsteder informasjonskapsler (cookies). Informasjonskapsler (cookies) er små filer som lagrer informasjon om hvordan du bruker en internettside. Informasjonen lagres i den nettleseren du bruker, altså på din datamaskin.

Vi benytter ikke informasjonskapsler (cookies) for å gjennomføre webanalyse på våre nettsider.

Lagring av opplysninger som hentes inn av informasjonskapsler og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Dette medfører ingen sikkerhetsrisiko for deg, men du kan når som helst avslå å samtykke i lagring av informasjonskapsler.

Informasjonskapsler som er nødvendige for generell funksjonalitet:

  • ARRAffinity benyttes av Azure for lastbalansering. Den fjernes fra datamaskinen når du lukker nettleseren.
  • ARRAffinitySameSite benyttes av Azure for lastbalansering. Den fjernes fra datamaskinen når du lukker nettleseren.

Du finner mer informasjon om cookies på:

Jobbsøkere

Ved registrering og/eller abonnering på ledige stillinger hos Aksio, samt ved innsending av CV, søknad og andre relevante dokumenter i forbindelse med jobbsøknad, samles det inn personopplysninger. Personopplysninger som behandles i forbindelse med rekruttering, er blant annet personalia og jobb- og utdanningsdetaljer. I enkelte tilfeller gjennomføres det personlighetstest av aktuelle kandidater, og Aksio behandler med dette resultater knyttet til testene. Personopplysningene innhentes fra jobbsøkerne. I tillegg til eventuelle intervju, kan Aksio også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser.

For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås. Ved å søke på stillingen og laste opp dokumenter anser vi at jobbsøkeren ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale.

Dersom vi gjør egne undersøkelser ut over dette, for eksempel å kontakte noen som har utstedt en attest, men som ikke er oppgitt som referanse, er behandlingsgrunnlaget for slike undersøkelser personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigete interessen er å finne rett kandidat til stillingen.

Du behøver ikke å oppgi særlige kategorier av personopplysninger i søknaden din eller på intervju. Du kan imidlertid velge å gjøre det. Vårt behandlingsgrunnlag er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså ditt eksplisitte samtykke, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav a. Du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket. At du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

Søknader slettes innen tre måneder, med mindre vedkommende blir ansatt eller samtykker til at Aksio kan oppbevare søknad/CV lengre, for mulig fremtidig ansettelse. Søknadene slettes da etter maks 3 år.

Ansatte i bedrifter som Aksio utfører oppdrag for

Aksio utfører oppdrag på vegne av en rekke bedrifter. Vi vil ofte behandle personopplysninger om ansatte i bedriftene vi utfører oppdrag for og vil følgelig inngå en databehandleravtale med bedriften. Personopplysninger som behandles i den forbindelse er eksempelvis navn, kjønn, fødselsnummer og lønnsopplysninger. Opplysningene innhentes fra kunden og i noen tilfeller tredjepart som for eksempel Altinn. Databehandleravtalen vil sette rammene for Aksios behandling av personopplysninger. De konkrete sikkerhetstiltakene og slettefristen for behandlingen vil fremgå av hver enkelt databehandleravtale. Personopplysningene vil bli slettet hos Aksio når formålet med behandlingen er nådd ihht. personvernforordningen artikkel 17 nr 1. bokstav a. Den behandlingsansvarlige vil ha egen personvernerklæring som beskriver behandlingens formål, art og lovlighet.

Aksios underdatabehandlere

Aksio kan komme til å bruke underdatabehandlere. Som følge av våre tjenester, opptrer vi som databehandler for mange kunder. Vi baserer oss derfor på generell tillatelse til bruk av underdatabehandlere, jf. GDPR Artikkel 28. Dette avtales med kunden i vår databehandleravtale.

Ved bruk av underdatabehandlere bekrefter vi at disse pålegges samme forpliktelser med hensyn til vern og bruk av personopplysninger og andre kundedata som Aksio.

Leverandører som opptrer som underdatabehandlere for Aksio skal kunne dokumentere gode interne rutiner for personvern og informasjonssikkerhet gjennom sertifiseringer, rapport fra uavhengig revisjon av leverandøren, eller annen relevant dokumentasjon. Aksio kan gjennomføre sikkerhetsrevisjoner for å påse at leverandøren behandler personopplysninger i tråd med kravene i GDPR.

En oversikt over underdatabehandlere som benyttes av Aksio pr. 1. januar 2020 følger i tabellen nedenfor. Det presiseres at hvilke underdatabehandlere som benyttes avhenger av hvilke tjenester vi leverer, og vil derfor variere fra kunde til kunde.

Navn

Type behandling

Type tjeneste

Lokasjondatasenter

Hjemmeside

Microsoft Azure

Lagring av kundedata

Alle

Nederland / Norge

www.microsoft.com/en-us/trustcenter

Overføring/utlevering av personopplysninger

Overføring til tredjeland

Vi overfører ikke personopplysninger til land utenfor EU/EØS uten skriftlig godkjenning fra behandlingsansvarlige. Ved overføring til tredjeland skal det inngås avtale om overføringsgrunnlag, for eksempel Datatilsynets standardkontrakter for overføring av personopplysninger utenfor EU/EØS eller Binding Corporate Rules (BCR).

Utlevering

Aksio utleverer ikke personopplysninger til andre med mindre det er lovpålagt ved lov. 

Informasjonssikkerhet

Vi er opptatt av informasjonssikkerhet, og har implementert rutiner for å sikre konfidensialitet og integritet i våre kunders data. Aksio har sikringsmekanismer som innebærer både organisatoriske og tekniske tiltak slik som rolle- og tilgangsstyring og krav til innebygget personvern i våre IT-systemer.

Dine rettigheter

Den til enhver tid gjeldende personopplysningsloven gir deg en rekke rettigheter knyttet til dine personopplysninger. Vær klar over at i visse tilfeller vil det gjelde unntak fra enkelte rettigheter. Ta gjerne kontakt med oss hvis du vil ha mer informasjon om dette.

Dersom du ønsker å gjøre bruk av en eller flere av dine rettigheter, skal du henvende deg til Aksio – du vil finne vår kontaktinformasjon nederst i denne personvernerklæringen. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og normalt innen 30 dager.

Innsyn

Du har rett til innsyn i personopplysninger som vi behandler om deg.
Les mer om retten til innsyn

Korrigering eller sletting av personopplysninger

Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige. Dersom Aksio ikke har gjort det på eget initiativ, kan du kreve at uriktige eller ufullstendige opplysninger om deg blir rettet og at eventuelle opplysninger om deg som Aksio ikke har adgang til å behandle, blir slettet.
Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger
Les mer om retten til sletting

Begrensning av behandling

Du har rett til å be om at Aksio begrenser bruken av dine personopplysninger til kun lagring.
Les mer om retten til begrensning

Innsigelse mot behandling

Du har rett til å protestere mot behandling av dine personopplysninger der hvor en slik behandling er basert på ivaretakelse av Aksios berettigede interesser. Aksio vil i slikt tilfelle ha plikt til å ikke lenger behandle personopplysningene om deg med de unntak fra denne plikten som følger av den til enhver tid gjeldende personopplysningsloven.

I tilfeller hvor dine personopplysninger benyttes for direkte markedsføring og profilering i forbindelse med slik markedsføring, har du alltid rett til å fremme innsigelser mot slik behandling av dine personopplysninger.
Les mer om retten til innsigelse

Dataportabilitet

Du har rett til å motta fra Aksio de personopplysningene som du selv har gitt oss og som var nødvendige for å oppfylle den inngåtte kundeavtalen. Aksio skal sende slike opplysninger til deg i et strukturert og maskinleselig format. Når det er teknisk mulig, har du rett til å få overført slike personopplysninger direkte fra Aksio til en annen behandlingsansvarlig.
Les mer om retten til dataportabilitet

Klageadgang til Datatilsynet

Dersom du mener at Aksio ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til den til enhver tid gjeldende personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no

Før du retter en eventuell klage til Datatilsynet, vil vi gjerne anmode deg om å kontakte oss slik at vi kan ta stilling til dine innvendinger eller oppklare eventuelle misforståelser.

Endringer til denne personvernerklæringen

Aksio reserverer seg retten til å kunne gjøre endringer til denne personvernerklæringen. Den til enhver tid gjeldende personvernerklæringen vil alltid være publisert på vår nettside aksio.no.

Vår kontaktinformasjon

Aksio AS
Lysaker Torg 6
1366 LYSAKER
personvern@aksio.no